1. Správce

Správcem údajů popsaných v tomto dokumentu je Milan Šarík, IČO 73818321, DIČ CZ8610294011, Švehlova 1743/62, 664 51 Šlapanice, info@mujvybor.cz.

Tyto zásady se týkají údajů zpracovávaných pro vlastní účely při návštěvě webu, registraci, fakturaci, podpoře, bezpečnosti a provozu.

Údaje vložené zákazníkem o vlastnících, nájemnících, výboru, dodavatelích a dalších osobách zpracovává MůjVýbor.cz zpravidla jako zpracovatel podle DPA.

2. Kategorie údajů

Můžeme zpracovávat identifikační a kontaktní údaje, údaje o účtu, rolích a oprávněních, tarif a fakturaci, komunikaci s podporou, IP adresu, technické, bezpečnostní a auditní logy, údaje o používání funkcí, e-mailové události a cookie preference.

3. Účely a právní základy

poskytování Služby: plnění smlouvy,
fakturace a účetnictví: právní povinnost,
bezpečnost a obrana práv: oprávněný zájem,
provozní komunikace: smlouva, právní povinnost nebo oprávněný zájem,
rozvoj a diagnostika: oprávněný zájem,
marketing: souhlas nebo zákonem dovolený oprávněný zájem.

4. Doba uchování

účet a smluvní údaje: po dobu smlouvy a vypořádání práv,
produkční data po zrušení: zpravidla 30 dnů,
účetní doklady: po zákonnou dobu,
podpora: zpravidla 3 roky,
marketing: do odvolání souhlasu nebo námitky,
logy: 6 měsíců,
záznamy o odeslání a otevření e-mailů: po dobu smlouvy se SVJ, poté spolu s produkčními daty,
text nedoručitelné zprávy vrácené poštovním serverem: 30 dnů,
zálohy: podle zálohovací rotace.

5. Sledování otevření e-mailů

E-maily, které aplikace odesílá vlastníkům jednotek a dalším osobám (například pozvánky k hlasování a na schůzi, připomínky a oznámení), obsahují malý sledovací obrázek. Při jeho načtení se zaznamená, že byl e-mail otevřen, čas prvního a posledního otevření, počet otevření a technické údaje o otevření (IP adresa a identifikace e-mailového programu).

Účelem je ověřit, že se pozvánka k hlasování nebo oznámení dostalo k adresátovi, a umožnit výboru připomenout zprávu těm, kdo ji neotevřeli.

Záznamy o odeslání a otevření vidí v historii e-mailů uživatelé s přístupem k příslušnému SVJ (zpravidla jeho výbor); jiná SVJ je nevidí. V nezbytném rozsahu k nim má přístup také poskytovatel Služby při podpoře a řešení provozních problémů.

U údajů o vlastnících a dalších osobách vložených SVJ jde o zpracování pro SVJ podle DPA. Záznamy se uchovávají po dobu trvání smlouvy se SVJ a po jejím skončení se odstraní spolu s ostatními produkčními daty (zpravidla do 30 dnů).

Některé e-mailové programy načítání obrázků blokují, údaj o otevření proto nemusí být úplný. Jiné služby si naopak obrázek stáhnou samy do své mezipaměti, aniž by zprávu kdokoli otevřel; taková načtení rozpoznáváme a evidujeme zvlášť (včetně názvu služby, IP adresy a identifikace programu), ale nezapočítáváme je jako otevření. Údaj o otevření je proto orientační.

Provozní sdělení a odhlášení z nich

E-maily vlastníkům jednotek (pozvánky na shromáždění a k hlasování, oznámení o závadách, hromadné zprávy výboru) odesílá výbor SVJ v rámci správy domu — Služba je jen technickým prostředkem, kterým se odesílají. Nejde o obchodní sdělení ani marketing.

Z těchto sdělení se nelze odhlásit a e-maily proto neobsahují odhlašovací odkaz. Důvodem je, že jde o komunikaci společenství vlastníků s jeho členy o správě domu, ke které se váží zákonné lhůty a práva vlastníka (například pozvánka na shromáždění). Odhlášení by znamenalo, že vlastník nedostane informace, na které má nárok.

Rozsah a obsah těchto sdělení určuje výbor daného SVJ; případné námitky proti konkrétním zprávám proto směřujte na výbor svého SVJ, ne na provozovatele Služby. Uživatelé s přístupem do administrace (zpravidla členové výboru) si mohou vypnout upozornění určená jim samotným v nastavení svého profilu.

Nedoručené e-maily

Když e-mail nelze doručit, pošta příjemce vrátí zprávu o nedoručení. Zaznamenáváme z ní adresu, čas, důvod nedoručení a stav doručení; adresu, která opakovaně nebo trvale selhává, přestaneme používat, dokud ji výbor znovu neuvolní. Účelem je, aby výbor věděl, že se pozvánka nebo oznámení k adresátovi nedostalo, a aby se neodesílalo na adresy, které poštu odmítají.

U zpráv, které nemají standardní strukturu nebo je nelze spárovat s odeslaným e-mailem, uchováváme i jejich text, aby šlo ručně posoudit, co se stalo. Text může obsahovat citovanou původní zprávu včetně jména adresáta a obsahu pozvánky, proto se uchovává 30 dnů a poté se automaticky maže. Záznam o samotném nedoručení, který text neobsahuje, zůstává.

6. Příjemci

Údaje mohou být zpřístupněny hostingu, e-mailovému poskytovateli, fakturačnímu a účetnímu systému, technickým a monitorovacím službám, účetnímu, daňovému poradci, advokátovi, auditorovi nebo orgánům veřejné moci.

7. Přenos mimo EU/EHP

Upřednostňujeme zpracování v České republice a EU. Při přenosu mimo EU/EHP bude použit odpovídající mechanismus podle GDPR.

8. Zabezpečení

Používáme zejména HTTPS, bezpečné hashování hesel, role a oprávnění, logické oddělení dat, auditní záznamy, aktualizace, denní zálohy, omezení přístupů a incidentní proces.

9. Automatizované rozhodování

Neprovádíme automatizované individuální rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky podle čl. 22 GDPR.

10. Vaše práva

Za podmínek GDPR můžete požadovat přístup, opravu, výmaz, omezení, přenositelnost, vznést námitku, odvolat souhlas a podat stížnost u ÚOOÚ.

Požadavek zašlete na info@mujvybor.cz. Týká-li se údajů vložených konkrétním SVJ nebo správcem, obraťte se primárně na tuto organizaci.

11. Dozorový úřad

Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

12. Změny

Podstatné změny budou oznámeny vhodným způsobem. Aktuální verze a datum účinnosti budou zveřejněny na webu.